Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Wenn Sie Rechnungen360 nutzen und dabei personenbezogene Daten Ihrer Kunden in Rechnungen verarbeiten, sind Sie Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Wir verarbeiten diese Daten in Ihrem Auftrag. Gemäß Art. 28 DSGVO schließen wir mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Nachfolgend die wesentlichen Regelungen.
Gegenstand und Dauer
Gegenstand ist die Bereitstellung von Rechnungen360 als Software-as-a-Service zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen — einschließlich E-Rechnungen im ZUGFeRD-Format. Die Verarbeitung erfolgt für die Dauer Ihres Nutzungsvertrags und endet spätestens mit Vertragsbeendigung, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen.
Art und Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zur Erbringung des vertraglich vereinbarten Dienstes: Speicherung von Rechnungsinhalten, Bereitstellung von Freigabe-Links, PDF- und ZUGFeRD-Export sowie technischer Betrieb der Anwendung. Eine Nutzung zu eigenen Zwecken des Auftragsverarbeiters oder zu Werbezwecken findet nicht statt.
Kategorien betroffener Personen und Daten
Betroffen sind in der Regel Ihre Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner, deren Daten Sie in Rechnungen erfassen. Verarbeitete Datenkategorien können insbesondere Namen, Adressen, Kontaktdaten, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Bestell- und Leistungsinformationen sowie frei eingegebene Positionsdaten umfassen.
Pflichten des Auftragsverarbeiters
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, gewährleisten Vertraulichkeit, unterstützen bei Betroffenenanfragen im Rahmen des technisch Möglichen und stellen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) sicher. Wir informieren den Verantwortlichen unverzüglich, wenn wir eine Weisung für rechtswidrig halten.
Unterauftragsverarbeiter
Wir setzen folgende Unterauftragsverarbeiter ein: Hetzner Online GmbH (Deutschland/EU) für Server-Hosting und verschlüsselte Sicherungskopien auf Hetzner Storage Box. Weitere Unterauftragsverarbeiter werden nur nach vorheriger Information oder Zustimmung gemäß Art. 28 Abs. 2 DSGVO eingesetzt.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir treffen angemessene TOMs zum Schutz der verarbeiteten Daten, insbesondere Zugriffskontrollen, Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, regelmäßige Sicherungskopien sowie Mandantentrennung in der Datenbankarchitektur. Einzelheiten werden auf Anfrage dokumentiert.
Löschung nach Vertragsende
Nach Beendigung des Nutzungsvertrags löschen oder anonymisieren wir die im Auftrag verarbeiteten personenbezogenen Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sie können vor Vertragsende einen Export Ihrer Daten vornehmen. Auf schriftliche Anfrage bestätigen wir die Löschung im technisch üblichen Umfang.
Abschluss des AVV
Der AVV gilt als abgeschlossen, sobald Sie ein Rechnungen360-Konto registrieren und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen akzeptieren. Eine separate Unterzeichnung ist für den Basis-Tarif nicht erforderlich. Für Pro-Kunden kann auf Wunsch eine schriftliche Fassung an support@rechnungen360.de angefordert werden.