E-Rechnung Pflicht 2025–2028: Was Sie jetzt wissen müssen

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in strukturiertem, maschinenlesbarem Format — nicht einfach ein PDF per E-Mail. Der Empfänger soll die Rechnungsdaten automatisch in seine Buchhaltungssoftware importieren können, ohne manuell abzutippen. In Deutschland und der EU orientiert sich die Definition an der Norm EN 16931.

Praktisch bedeutet das: Formate wie ZUGFeRD (Factur-X) oder XRechnung. ZUGFeRD ist ein normales PDF mit eingebetteten XML-Daten — lesbar für Menschen und Maschinen. XRechnung ist reines XML, vor allem im öffentlichen Sektor verbreitet.

Timeline: Empfangspflicht seit 2025, Ausstellungspflicht 2027/2028

In Deutschland gilt seit dem 1. Januar 2025 die Empfangspflicht: Unternehmen müssen E-Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Papierrechnungen und einfache PDFs ohne maschinenlesbare Daten reichen für den Empfang nicht mehr als Standard — der Absender muss künftig strukturierte Formate liefern können.

Die Ausstellungspflicht folgt stufenweise:

• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

In Österreich sind ähnliche Regelungen in Kraft bzw. in Umsetzung — insbesondere im Zusammenhang mit der EU-Richtlinie zur E-Rechnung. Prüfen Sie für Ihren konkreten Fall die aktuellen Vorschriften oder sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater.

ZUGFeRD vs. XRechnung

ZUGFeRD (auch Factur-X) kombiniert ein lesbares PDF mit eingebetteten XML-Daten. Ideal für den Mittelstand: Der Empfänger öffnet die Rechnung wie gewohnt, die Buchhaltung importiert die XML-Schicht automatisch. Rechnungen360 erzeugt dieses Format standardmäßig.

XRechnung ist ein reines XML-Format, das vor allem bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland vorgeschrieben ist. Für den normalen B2B-Handel ist ZUGFeRD in der Praxis oft die pragmatischere Wahl — beide erfüllen EN 16931.

Was bedeutet das für Kleinunternehmer?

Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der E-Rechnung-Pflicht betroffen — sowohl beim Empfang als auch bei der Ausstellung. Der Unterschied: Auf der Rechnung selbst entfällt der Umsatzsteuerausweis; der Pflichthinweis zur Kleinunternehmerregelung bleibt bestehen. Mehr dazu in unserem Ratgeber Kleinunternehmer-Rechnung.

Rechnungen360 unterstützt Kleinunternehmer mit einem Schalter im Generator: Steuersätze auf 0 %, Hinweistext automatisch — und trotzdem ZUGFeRD-konforme Ausgabe.

Was muss ich jetzt tun?

1. Empfang prüfen: Kann Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen (ZUGFeRD/XRechnung) importieren? Falls nicht, klären Sie die Umstellung.
2. Ausstellung vorbereiten: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen maschinenlesbare Daten enthalten — nicht nur ein PDF-Bild.
3. Prozesse anpassen: B2B-Kunden erwarten zunehmend strukturierte Formate. Ein Generator, der ZUGFeRD standardmäßig erzeugt, spart spätere Migration.
4. Pflichtangaben nicht vergessen: E-Rechnung ersetzt nicht die inhaltlichen Anforderungen nach § 14 UStG — sie ergänzt sie um maschinenlesbare Struktur. Siehe Rechnungs-Pflichtangaben.