Rechnung schreiben — Anleitung, Pflichtangaben & Generator
Eine Rechnung ist mehr als ein PDF mit Preisen: Sie ist die Zahlungsaufforderung an Ihren Kunden und muss bestimmte Pflichtangaben enthalten — in Deutschland nach § 14 UStG, in Österreich nach vergleichbaren Vorschriften. Wer zum ersten Mal regelmäßig Rechnungen schreibt, fragt sich oft: Was muss rein? Brauche ich eine Word-Vorlage oder reicht ein Online-Generator? Und wie bereite ich mich auf die E-Rechnung-Pflicht vor? Dieser Ratgeber fasst die wichtigsten Punkte zusammen — als Orientierung, nicht als Steuerberatung.
Was gehört auf eine Rechnung?
Jede ordnungsgemäße Rechnung enthält mindestens: vollständige Anschriften von Rechnungssteller und Leistungsempfänger, USt-IdNr. oder Steuernummer, fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungsbeschreibung mit Menge und Netto-Einzelpreis je Position, Umsatzsteuersatz und -betrag sowie Netto- und Bruttobetrag. Fehlt eine dieser Angaben, kann der Empfänger die Rechnung ablehnen oder die Vorsteuer nicht abziehen.
Eine vollständige Übersicht mit Erklärungen finden Sie in unserem Ratgeber zu den Rechnungs-Pflichtangaben (AT & DE).
Rechnung schreiben — Schritt für Schritt
- Absenderdaten prüfen: Firmenname, Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr. müssen aktuell und vollständig sein.
- Empfänger erfassen: Name und Anschrift so eindeutig, dass keine Verwechslung möglich ist — bei B2B-Geschäften ggf. auch die USt-IdNr. des Empfängers.
- Rechnungsnummer vergeben: Fortlaufend und eindeutig — keine Lücken, keine Doppelvergabe.
- Positionen erfassen: Bezeichnung, Menge, Einheit, Netto-Einzelpreis und Steuersatz je Position.
- Summen prüfen: Nettobetrag, USt-Betrag und Bruttobetrag müssen rechnerisch stimmen.
- Als E-Rechnung exportieren: Im B2B-Bereich wird maschinenlesbares Format zunehmend erwartet — Rechnungen360 erzeugt ZUGFeRD automatisch.
Rechnung vs. Lieferschein — der Unterschied
Ein Lieferschein dokumentiert die Warenübergabe — ohne Preise, ohne Umsatzsteuer, ohne Zahlungsziel. Eine Rechnung ist die Zahlungsaufforderung: Sie enthält Entgelte, Steuerausweis und geht an die Buchhaltung. Wer beides verwechselt, riskiert fehlende Zahlungseingänge oder abgelehnte Vorsteuerabzüge beim Empfänger.
In der Praxis folgt die Rechnung oft dem Lieferschein — manchmal sofort, manchmal erst nach Monatsabschluss. Beide Dokumente haben unterschiedliche Pflichtangaben und unterschiedliche Empfänger im Unternehmen.
Word-Vorlage vs. Online-Generator
Kostenlose Rechnungsvorlagen aus Word oder Excel sind weit verbreitet. Sie funktionieren für den ersten Entwurf, stossen aber schnell an Grenzen: veraltete Firmendaten, fehlende Pflichtangaben, keine E-Rechnung, manuelle Steuerberechnung bei gemischten Sätzen.
Ein Online-Generator wie Rechnungen360 zeigt in Echtzeit, wie die fertige Rechnung aussieht, erinnert an Pflichtfelder und erzeugt automatisch eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format — ohne Anmeldung und ohne separates Buchhaltungspaket.
E-Rechnung: warum ZUGFeRD?
ZUGFeRD (auch Factur-X) ist ein PDF mit eingebetteten XML-Daten nach EN 16931. Der Empfänger kann die Rechnung normal lesen — und seine Buchhaltungssoftware importiert die Daten automatisch. Ab 2025 müssen deutsche Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen empfangen können; die Ausstellungspflicht folgt 2027/2028. Mehr dazu: E-Rechnung-Pflicht 2025–2028.
Rechnungen360 erzeugt jede Rechnung als ZUGFeRD-PDF — auch im kostenlosen Schnellmodus ohne Konto.